Cambiar de administrador de fondos es una decisión importante que puede afectar significativamente a las operaciones, la gobernanza y las relaciones con los inversores de su fondo. Tanto si busca un servicio más personalizado, una tecnología más avanzada o unas condiciones financieras más acordes, es esencial que comprenda el proceso y las consideraciones clave de un traspaso de administrador de fondos. Esta guía proporciona una ruta para ayudarle a cambiar de administrador de forma eficiente y con una interrupción mínima de las operaciones de su fondo.
¿Por qué cambiar de administradora de fondos?
Los gestores de fondos pueden optar por cambiar de administrador por varias razones. Mala calidad del servicio, retraso en los tiempos de respuesta, inexactitud de los informes, elevada rotación del personal o falta de atención al cliente suelen ser factores determinantes. Muchos gestores también se enfrentan a problemas con estructuras de comisiones poco claras, en las que las comisiones pueden aumentar inesperadamente, sin relación con el nivel de servicio. La tecnología obsoleta puede obstaculizar la eficiencia operativa si el administrador carece de automatización, de herramientas avanzadas de información o no es capaz de satisfacer las necesidades específicas de su clase de activos.
En algunos casos, un administrador puede tener dificultades para adaptarse al crecimiento de un fondo o carecer de la experiencia necesaria para garantizar el cumplimiento de las cambiantes normas reguladoras. En otros casos, un proveedor de servicios puede decidir cerrar sus operaciones en una jurisdicción específica. Abordar estas cuestiones con un nuevo proveedor puede ayudarle a adaptar los servicios a las necesidades y objetivos de su fondo.
Por último, se ha producido una consolidación significativa en el ámbito de la administración de fondos, con la adquisición de administradoras de fondos más pequeñas por parte de grandes empresas. Los clientes que en un principio decidieron trabajar con una empresa determinada pueden encontrarse con que un cambio en la propiedad de su administradora de fondos no se ajusta a sus objetivos originales y optar por reabrir el proceso de selección de proveedores para encontrar otra empresa con la que trabajar.
Pasos clave en elprocesode transición
1.Evalúe a su administrador actual
Empiece por evaluar la calidad del servicio, las tarifas y la tecnología que ofrece su proveedor actual. Revise su Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) para conocer sus derechos y obligaciones a la hora de rescindir el contrato, que suele requerir un plazo de preaviso de uno a tres meses. También es posible que en el SLA se hayan incluido tasas de rescisión.
2.Defina sus necesidades y objetivos
Identifique las carencias de su actual administrador y establezca unos objetivos claros para el cambio, ya se trate de mejorar la tecnología, los servicios al inversor o un enfoque más personalizado.
3.Realizar la debida diligencia y la evaluación de riesgos de los posibles administradores
Investigar administradores con experiencia en fondos similares y consultar a otros proveedores de servicios y partes interesadas, como abogados, auditores o directores, para obtener recomendaciones. Realice una evaluación de riesgos exhaustiva de los posibles administradores, que incluya comprobaciones de su historial de clientes, tecnología y protocolos de seguridad de datos. Póngase en contacto con sus clientes actuales para conocer su opinión y, si es posible, visite la oficina del administrador para conocer al equipo y evaluar sus capacidades de primera mano.
4.Establezca un plan de transición
Colabore con ambos administradores para elaborar un calendario detallado del traslado que minimice los trastornos. Normalmente, se avisa al proveedor actual con 90 días de antelación. Colabore estrechamente para garantizar un traspaso fluido de datos, información sobre inversores y registros financieros. Fije una fecha de "puesta en marcha" cuando el nuevo administrador se haga cargo oficialmente, y planifique una fase de pruebas de NAV para evaluar los sistemas de información, los servicios a los inversores y los canales de comunicación antes de que se complete la transición.
A menudo es conveniente realizar la transición a finales de año para facilitar los procesos de auditoría y de declaración de impuestos trabajando con los libros y registros de un único proveedor. Si decide hacer un cambio a mitad de año, asegúrese de consultar con la empresa de auditoría/impuestos y acordar un plan para trabajar con los datos proporcionados por ambos administradores. Puede ser aconsejable que el nuevo administrador vuelva a crear la contabilidad del administrador actual y la actividad de los inversores para los meses anteriores a que se hagan cargo de modo que el nuevo administrador tenga un año completo de datos y pueda trabajar con la empresa de auditoría/impuestos sin la participación del administrador anterior.
5.Revisar y finalizar los contratos
Garantice la transparencia de las tarifas y los costes en el nuevo contrato, y revise detenidamente el nuevo acuerdo de nivel de servicio para alinearlo con sus expectativas deprestación de servicios y cumplimiento. Confirme los plazos acordados y asigne los contactos clave que gestionarán su cuenta. Consulte con un asesor jurídico para revisar toda la documentación y colabore con el nuevo administrador para actualizar los documentos necesarios con un coste mínimo.
6.Acceso en línea, acuerdos de fondos y preparación para auditorías
Colaborarán con el nuevo administrador para establecer los formatos de banca en línea, corretaje de primera y registro de operaciones, garantizando una transferencia de datos fluida y el acceso a los sistemas esenciales. Importarán y conciliarán los datos históricos, agilizando el proceso de auditoría para una mayor eficiencia.
Superar los retos habituales durante el cambio
El cambio de administradores de fondos suele plantear algunos retos, pero con un plan bien estructurado pueden abordarse eficazmente, sentando las bases para una mayor eficiencia. La migración de datos, por ejemplo, requiere protocolos precisos y una lista exhaustiva de todos los datos necesarios, incluidos los registros financieros y los datos de los inversores, para garantizar una transición fluida. El cumplimiento de la normativa es otro aspecto fundamental: al seleccionar un nuevo administrador con experiencia demostrada en materia de normativa, se reduce el riesgo y se va por delante de los requisitos del sector. La comunicación clara y proactiva con los inversores también es esencial, ya que les ayuda a sentirse informados y confiados durante la transición.
Las recompensas de esta cuidadosa planificación pueden ser transformadoras. Un administrador de fondos eficiente y fiable puede mejorar su rendimiento operativo con tecnología avanzada, proporcionar informes puntuales y precisos, fortalecer las relaciones con los inversores y ofrecer soluciones escalables que apoyen el crecimiento futuro de su negocio.
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