La auditoría anual de fondos puede ser un momento estresante del año para todas las partes implicadas, y la introducción de activos digitales y el rápido ritmo de evolución de este sector han creado nuevas capas de complejidad en lo que respecta al proceso de auditoría. Sin embargo, la presión excesiva no tiene por qué ser necesariamente así.
Un calendario claro del trabajo que debe realizarse, con responsabilidades asignadas, es la base para un buen funcionamiento del proceso de auditoría de cualquier fondo, invierta o no en activos digitales. Sin embargo, también hay detalles específicos, propios de los fondos de activos digitales, en particular en términos de mantenimiento de registros, valoración de activos netos y tratamiento contable de los criptoactivos, en los que los conocimientos especializados tienen un valor incalculable.
Existen principios clave que deben respetarse durante la auditoría y, de hecho, durante el propio ejercicio financiero, que simplificarán el proceso de forma significativa y reducirán la posibilidad de toparse con obstáculos. Sabiendo esto, es importante que el fondo disponga de procesos internos y de un equipo centrado y bien informado para garantizar que puede cumplir los requisitos pertinentes. Esto se debe especialmente a que el fondo tiene sus propias obligaciones hacia el regulador aplicable y sus inversores, y el administrador estaría llevando este proceso con múltiples clientes al mismo tiempo.
A continuación se exponen los aspectos fundamentales que deben tenerse en cuenta para garantizar un proceso de auditoría fluido y eficaz que beneficie a todas las partes interesadas.
Planificación
La planificación específica de su auditoría es el primer paso esencial para un proceso fluido y una conclusión puntual. El administrador, el gestor del fondo y el auditor (colectivamente las "partes") deben conocer los plazos reglamentarios que el fondo debe cumplir en las jurisdicciones aplicables. Debe celebrarse una reunión entre todas las partes 2 ó 3 meses antes del cierre del ejercicio financiero del fondo, de modo que se establezca y acuerde un calendario. Como resultado de la reunión, cada parte implicada debe tener asignadas unas funciones y responsabilidades y unos plazos que cumplir. Algunos fondos también pueden acordar realizar una auditoría intermedia para adelantarse a cualquier problema que pueda surgir en un momento más apremiante durante la auditoría. Corresponde a todas las partes decidir y acordar si se opta por esta vía.
Una cuestión importante a tener en cuenta durante la planificación de la auditoría no es sólo el plazo para el fondo, sino también para sus inversores y gestor de inversiones. Aunque el fondo tendrá sus propios plazos reglamentarios (normalmente 6 meses después del cierre del ejercicio financiero), los inversores y el gestor de inversiones pueden tener sus propios plazos reglamentarios y de información fiscal, respectivamente. Estos plazos pueden ser anteriores a los del fondo, y la reunión de planificación debe tenerlo en cuenta a la hora de establecer el calendario, las funciones y las responsabilidades.
Comunicación
Un plan que no vaya seguido de una comunicación continua entre todas las partes durante la auditoría resultará irrelevante y presentará un alto riesgo de incumplimiento de los plazos. Las partes deberán mantener abiertas las líneas de comunicación durante todo el proceso de auditoría y cada parte responsable deberá responder a las solicitudes de información y preguntas adicionales.
El administrador debe asignar miembros del equipo (más de uno para garantizar la continuidad) con los conocimientos pertinentes sobre el fondo y que dispongan de tiempo suficiente para dedicar a la auditoría, de modo que sean receptivos y puedan comunicarse eficazmente con los auditores. Normalmente, los auditores darán acceso a su portal en línea para que puedan comunicarse con el administrador a través de un canal y también tendrán un miembro del equipo designado asignado al fondo. Esto ayudará a garantizar que la solicitud de información y las respuestas pertinentes se comuniquen de forma fluida y eficaz.
Experiencia y formación continua
Hace unos años, cuando los criptofondos aún estaban en pañales, todos los actores del sector seguían aprendiendo unos de otros sobre el mundo de los activos digitales, especialmente en lo referente a la contabilidad. La industria ha evolucionado significativamente desde entonces. Ahora se espera que todas las partes implicadas tengan más conocimientos y hayan adquirido la experiencia necesaria para llevar a cabo una auditoría sin problemas. La experiencia no sólo debe adquirirse en el tema en cuestión, es decir, los activos digitales, sino también, lo que es muy importante, en la preparación de los estados financieros y las normas contables relativas a los activos digitales. El administrador necesita mantenerse continuamente al día de las actualizaciones de las Normas Internacionales de Contabilidad y otras regulaciones que se aplican a las tenencias de criptodivisas y otros activos digitales relacionados. Debe prestarse especial atención y formación a las actualizaciones sobre reconocimiento, clasificación y medición del valor razonable de las monedas digitales.
Tanto si el fondo está siendo auditado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Estados Unidos (US GAAP) como con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), el administrador necesita invertir regularmente tiempo en mantenerse al día de la evolución de estas normas contables en relación con los activos digitales para asegurarse de que sigue especializado en la clase de activos, de modo que los estados financieros presentados al auditor estén en orden desde el principio. Esto ahorrará un tiempo precioso en el intercambio de correos electrónicos y llamadas entre el auditor y el administrador durante la auditoría para garantizar que los estados financieros se ajustan a las normas vigentes.
Mantenimiento de registros
Es esencial que el administrador lleve un registro adecuado a lo largo del año para garantizar que el cálculo del valor liquidativo (VL) durante el proceso de auditoría sea preciso y eficaz. Es importante que el sistema contable del administrador pueda manejar las características específicas del comercio de activos digitales. Un cuadro de cuentas y un balance de comprobación deben ser lo suficientemente flexibles como para abarcar la contabilidad de varios componentes, por ejemplo, márgenes derivados, apuestas, recompensas, airdrops y pools de liquidez. Un balance de sumas y saldos financiero "tradicional" podría no tener la flexibilidad necesaria para abarcar estos aspectos, y el administrador podría contabilizarlo todo en una sola cuenta, lo que dificultaría la recuperación y separación de datos de meses anteriores en la fase de auditoría, ralentizando así el proceso de auditoría.
Además, el administrador debe registrar y guardar adecuadamente todos los datos de operaciones y conciliaciones en sus servidores, especialmente porque algunas bolsas de criptomonedas no permiten retroceder en el tiempo para recuperar datos a través de la API. Por lo tanto, el mantenimiento de registros y la contabilidad deben ser fácilmente recuperables y realizarse teniendo en cuenta las peticiones del auditor.
También hay que tener en cuenta una consideración especial para los fondos que negocian con tokens no invertidos o previos a la IIC. En la mayoría de los casos, los fondos habrán suscrito un Acuerdo Simple para Futuros Tokens (SAFT). Es importante que el administrador tenga un registro del SAFT y sea plenamente consciente de su contenido desde un punto de vista contable. Esto garantizará una contabilidad y un registro adecuados en el balance de prueba del fondo.
Tecnología
La tecnología desempeña un papel fundamental en la contabilidad de los fondos de activos digitales. La recuperación o extracción independiente de datos para fondos de activos digitales implicará en la mayoría de los casos una tecnología avanzada, que permitirá al administrador calcular el valor liquidativo sin problemas y en el momento oportuno. Esta función es aún más importante para los fondos cuantitativos y de negociación de alta frecuencia. A menos que el administrador disponga de la tecnología adecuada, que le proporcionará información completa sobre la negociación, las participaciones y la fijación de precios del fondo, surgirán problemas durante el crítico cálculo del valor liquidativo y, en última instancia, durante el propio proceso de auditoría.
El administrador con el que trabaje debe haber invertido en tecnología que, en última instancia, garantice un cálculo del valor liquidativo y un proceso de auditoría sin problemas. Del mismo modo, los auditores deben ser capaces de obtener datos de forma independiente para auditar la información que les proporciona el administrador y/o el fondo. Esto permitirá a las partes basarse en sus propios datos en lugar de depender y esperar datos procedentes de terceros, con la posibilidad de ralentizar el proceso de auditoría.
Una vez cerrado el proceso de auditoría, todas las partes deben reunirse para revisar el proceso de auditoría y debatir qué salió bien y qué puede mejorarse para el siguiente proceso de auditoría. De este modo, todas las partes implicadas dispondrán de tiempo suficiente para asimilar los comentarios y abordarlos en consecuencia.
Las mejores prácticas mencionadas no sólo ayudarán al proceso de auditoría en sí, sino que también ayudarán a construir la relación entre todas las partes implicadas, haciendo en última instancia que un proceso posiblemente doloroso sea mucho más suave y poniendo al equipo en una posición en la que cada parte esté preparada y sea consciente de su papel y responsabilidad por adelantado.