¿Es usted una persona controlante de una sociedad o empresa de Nevis? ¿Se ha preguntado alguna vez qué documentos debe guardar realmente en su archivador? En este artículo publicado en STEP Journal, Yakima Cuffy, Oficial Senior de Fideicomisos y Legal en nuestra oficina de Nevis, aborda las recientes enmiendas legislativas en Nevis relacionadas con el mantenimiento preciso de registros corporativos.
El 24 de agosto de 2023, la Asamblea Insular de Nevis aprobó la legislación que modifica la Ordenanza de Sociedades Comerciales de Nevis, Cap. 7.01 (que rige las sociedades, también conocidas como "IBC") y la Ordenanza de Sociedades de Responsabilidad Limitada de Nevis, Cap. 7.04 (que rige las sociedades, también conocidas como "LLC"). Estas Enmiendas fueron publicadas en la Gaceta el 21 de septiembre de 2023.
Las enmiendas incluían la prohibición de las acciones al portador para las sociedades anónimas y el desvío de la notificación de documentos del Registro al último domicilio corporativo conocido de la corporación o sociedad. Sin embargo, la más notable de estas enmiendas incluía los requisitos de mantenimiento de registros tanto para las corporaciones como para las sociedades.
Para las corporaciones, la s. 16 de la Enmienda 2023 enmienda la s. 101 de la Ordenanza de Corporaciones Comerciales de Nevis, Cap 7.01, y ordena que la corporación conserve los siguientes documentos:
- Escritura de constitución;
- el registro de accionistas, que contiene los nombres, direcciones, número y clase de acciones que posee cada accionista, así como las fechas en las que se convirtieron en propietarios registrados;
- el registro de directores, que contiene el nombre y la dirección de cada director;
- el registro de beneficiarios finales, que contiene el nombre y la dirección de cada beneficiario final;
- actas de las juntas de accionistas y acciones adoptadas con el consentimiento de los accionistas;
- actas de las reuniones de la junta directiva y medidas adoptadas con el consentimiento de los directivos;
- copias de todas las notificaciones y otros documentos presentados por la sociedad; y
- actas de las reuniones de los comités, si los hubiera.
La corporación puede proporcionar copias de tales documentos al agente registrado para su mantenimiento en la oficina del agente registrado. Además, cuando una corporación mantiene una copia del registro de accionistas o del registro de directores en la oficina de su agente registrado, y hay un cambio de accionistas o directores, la corporación debe notificar al agente registrado por escrito dentro de 15 días de cualquier cambio en el registro.
Esencialmente, la sociedad está obligada a proporcionar al agente registrado un registro escrito de la dirección física en la que se conserva el registro original de accionistas o el registro original de directores, y debe notificar por escrito al agente registrado en un plazo de 15 días cualquier cambio de dicha ubicación.
Del mismo modo, en lo que respecta a las LLC, la s. 6 de la Enmienda de 2023 sustituye a la s. 67A de la Ordenanza de la Compañía de Responsabilidad Limitada de Nevis Cap 7.04 y dispone que los siguientes documentos corporativos deben ser conservados por una compañía:
- Estatutos;
- Convenio de Funcionamiento;
- miembros y clase de miembros;
- el registro de administradores, que contiene el nombre y la dirección de cada uno de ellos
- actas de las reuniones de los miembros y medidas adoptadas;
- actas de las reuniones de los comités, si los hubiere
- copias de todas las notificaciones y demás documentos presentados por la sociedad de responsabilidad limitada.
Al igual que su contraparte IBC, LLC puede ejercer la discreción en la entrega de copias de los documentos antes mencionados al agente registrado para su mantenimiento en la oficina del agente registrado, y si es así debe notificar al agente registrado por escrito dentro de los 15 días de cualquier cambio en el registro de miembros. Cuando una sociedad mantenga una copia del registro de miembros en la oficina de su agente registrado, debe proporcionar al agente registrado un registro escrito de la dirección física del lugar o lugares donde se mantiene el registro original de miembros. Además, la sociedad está obligada a notificar por escrito al agente registrado en un plazo de 15 días cualquier cambio de domicilio.
Además, toda la información y los registros que conserve el agente registrado deben conservarse durante al menos seis (6) años después de la fecha en que la corporación o compañía se disuelva o deje de existir por cualquier otro motivo. Por último, se podrá imponer una sanción no superior a 10,000 dólares tanto a las IBC como a las LLC que contravengan las disposiciones mencionadas.
Asegúrese de que los registros de su archivador cumplen sus obligaciones reglamentarias.
** Referencias
Ordenanza de Sociedades Comerciales de Nevis, Cap 7.01
Ordenanza de Sociedades de Responsabilidad Limitada de Nevis, Cap. 7.04